Pro podnikatelé, kteří jsou fyzické osoby a nejsou účetní jednotky se zjišťuje základ daně z daňové evidence. Daňová evidence je obdobou jednoduchého účetnictví. Přímo jednoduché účetnictví je vyhraněno pro nepodnikatelské subjekty s majetkem do 3 000 000 Kč. Daňová evidence oproti účetnictví je významně méně administrativně náročná. Zachycuje podle zásady jednoduchosti pouze peněžní toky, které souvisejí s podnikáním, stav majetku a dluhů (závazků) firmy ke konci zdaňovacího období, což je kalendářní rok.
Pravidla pro vedení daňové evidence jsou zakotvena v § 7 zákona o dani z příjmů. Zákon výslovně nepředepisuje formu daňové evidence. Cílem daňové evidence je zjistit základ daně z příjmů.
Zákon o dani z příjmů ukládá povinnost uchovávat daňovou evidenci za všechna zdaňovací období, pro která neskončila lhůta pro vyměření daně stanovená zákonem o daních z příjmů.
Zjednodušenou daňovou evidenci vedou i živnostníci, kteří uplatňují paušální výdaje. Neboť potřebují znát výši příjmů a vedou i evidenci pohledávek v souvislosti s podnikatelskou činností.
V daňové evidenci nepracujete s pojmy výnosy, ani s náklady. Daňová evidence zachycuje příjmy a výdaje z poklady nebo z běžného účtu.
O výdajích v praxi hovoříme i v případech, kdy k pohybu peněžních prostředků nedochází. Jedná se především o odpisy. K faktickému výdaji však dojde nikoliv při realizaci odpisů, ale při nákupu hmotného majetku, který je nedaňový výdaj. Výdaj se vždy vztahuje ke konkrétnímu zdaňovacímu období, kterým je u fyzické osoby kalendářní rok. V daňové evidenci se tedy, na rozdíl od účetnictví, neuplatňuje princip časového rozlišení. Důležitý je datum příjmu peněz či úbytek peněz v kalendářním roce.
Účelem tedy cílem daňové evidence je zjištění základu daně z příjmů. Ke splnění tohoto cíle je nutno evidovat příjmy a výdaje v členění potřebném pro zjištění základu daně. Zjednodušeně eviduji a rozděluji výdaje na dvě základní kategorie. Výdaje, které vynaložím na dosažení, udržení, zajištění a udržení příjmů a zvlášť výdaje bez vlivu na základ daně tedy výdaje nedaňové. Aby mohl poplatník takovou evidenci vést, musí vědět, které výdaje jsou daňové a které nikoliv. V § 24 odst. 2 zákona o daních z příjmů je uveden demonstrativní výčet daňových výdajů. V § 25 odst. 1 stejného zákona je pak uveden rovněž demonstrativní výčet výdajů nedaňových. Výdajem, který je daňové uznatelný jsou již zmíněné odpisy, nájmy, platby za energie, služby, pojištění, platy, reklama, nákup materiálu a zásob. Výčet je velmi dlouhý. Naopak daňově neuznatelné náklady jsou investice, které později odepisuji. Až odpisy se stávají výdaji. Nejtypičtější daňově neuznatelné náklady jsou výdaje na reprezentaci, dárky pro obchodní partnery nad 500 Kč, nezaplacené mzdy a sociální a zdravotní pojištění.
Příjmem v daňové evidenci rozumíme přírůstek peněžních prostředků v pokladně nebo na běžném účtu. Existují specifické případy, které nejsou finanční příjmy, ale mají povahu výnosů, ale podobně jako u výdajů hovoříme i zde příjmech. Může se jednat o rozpuštění rezerv na opravy dlouhodobého majetku.
Daňová evidence obsahuje údaje o příjmech a výdajích, o kterých jsme si už řekli. Dále o majetku a dluzích podnikatele. Podnikatel může vložit svůj osobní majetek, který zahrne do obchodního majetku, který použije pro samostatnou výdělečnou činnost. Vložení svého majetku do majetku firmy má velký význam, protože jen tak může dál účtovat o výdajích, které souvisí s majetkem. Představte si situaci, že k podnikání používáte osobní automobil, který jste nezahrnuli do firemního majetku. Nabouráte ho. Bohužel opravu vozu nemůžete dát do výdajů. Pokud vůz bude zahrnut do obchodního majetku, můžete opravu vozu zahrnout do daňových uznatelných výdajů. Majetek můžete kdykoliv vyřazen z obchodního majetku. Dnem vyřazení majetku z obchodního majetku podnikatele je den, který je zapsán v daňové evidenci. Vyřazením z obchodního majetku nevzniká podnikateli žádný zdanitelný příjem, ten nastává až následného prodeje. Pokud budete zamýšlet prodat majetek, který byl vyřazen z obchodního majetku, musíte si pohlídat, zda už uplynul test od data vyřazení z obchodního majetku do data prodeje. Po uplynutí testu je zpravidla prodej majetku, který byl původně zařazen do obchodního majetku, osvobozen.
Dluhy jsou zpravidla vůči věřitelům, dodavatelům či závazek, provést v určité době dříve sjednanou službu.
Podle rozsahu podnikání si zvolíte složky daňové evidence. Jste povinni vést deník příjmů a výdajů, dále karty dlouhodobého majetku, karty zásob, knihu pohledávek a dluhů, knihu rezerv, karty úvěrů a půjček, mzdovou evidenci, knihu jízd, pokladní knihu.
Stejně jako v účetnictví je důležité správně ocenit majetek a dluhy. Zapisují se a oceňují do daňové evidence k okamžiku uskutečnění hospodářské transakce a k poslednímu dni zdaňovacího období. Ocenění je stejné jako v účetnictví. Majetek a dluhy se oceňují pořizovací cenou, reprodukční pořizovací cenu, vlastními náklady, jmenovitou hodnotou.
Stejně jako v účetnictví by podnikatel měl provést inventarizaci či kontrolu majetku. Zákon tuto povinnost výslovně nenařizuje. Nicméně ukládá pouze vést evidenci zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů a na konci zdaňovacího období zjistit skutečný stav. Podnikatel o této kontrole je povinen sepsat zápis.
