Každý pohyb v účetnictví musíte mít zachycený a musíte mít k němu potřebnou informaci. Může to být faktura, smlouva, objednávka, parkovací lístek, jakýkoliv doklad, který potvrdí ekonomickou transakci. Nepotřebujete doklad pouze do účetnictví, ale i do daní. Účetnictví je soustava účetních záznamů. Účetním záznamem se rozumí data, které jsou nositeli informací, které se týkají předmětu účetnictví. Účetní jednotky jsou povinny informace týkající se předmětu účetnictví zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy, které mohou být seskupovány do účetních záznamů nesoucích souhrnnou informaci.
Ze zákona jsou účetní záznamy považovány:
- Účetní doklady jako průkazné účetní záznamy
- Účetní zápisy jako účetní záznamy, jejichž obsah je určen ustanovením zákona, která se týkají účetních knih,
- Účetní knihy
- Odpisový plán – se týká těch účetních jednotek, které mají vlastnické nebo jiné právo k majetku.
- Inventurní soupisy dokládají se jimi skutečné stavy majetků a závazků účetní jednotky, zjištěné při inventarizaci fyzickou nebo dokladovou inventurou,
- Účetní rozvrh – obsahuje všechny účty, které slouží účetní jednotce k zaúčtování všech účetních případů a k sestavení účetní závěrky. Musí jej sestavit každá účetní jednotka na základě směrné účtové osnovy,
- Účetní závěrka,
- Výroční zpráva
- Mzdové listy
- Daňové doklady,
- Jiné dokumentace vyplývajících ze zvláštních právních předpisů.
Účetní záznam prakticky zahrnuje veškeré doklady, které souvisejí s účetnictvím. Počínaje účetním dokladem a výroční zprávou konče. Pozor, teď přijde extrémně důležitá informace; jednotlivé účetní záznamy na sebe musí navazovat. Předepisuje to zákon o účetnictví, který stanovuje, že obsah účetního záznamu musí být prokázán obsahem jiných průkazných účetních záznamů. Například účetní závěrka se sestavuje na základě účetních knih. Účetní zápisy do hlavní knihy se provádějí na základě účetních dokladů. V případě, že by nedošlo k dodržení návaznosti máte neprůkazné účetnictví. Zároveň ztrácíte důležité informace, které můžou později chybět.
Informace obsažené v účetním záznamu se označují jako obsah účetního záznamu, konkrétní způsob zaznamenávání těchto informací se označuje jako forma účetního záznamu.
Účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu. V době digitální se od listinné formy opouští, ale i tak část podnikatelů vede účetnictví v listinné podobě. Je to extrémně náročné na pozornost. Setkal jsem se s názorem, že takto vedené účetnictví odradí správce daně od kontroly. Všechny podklady mají v tištěné podobě. Za rok mají několik šanonů podkladů. Musí být extrémně pečlivý, aby vše zaznamenali a dodrželi všechny principy. Doporučuji používat moderní způsoby a pokud to jde, veškeré záznamy evidovat digitálně. Samozřejmě některé záznamy budete mít v písemné originální podobě. Raději je převeďte do digitální podoby a originály pečlivě uschovejte. Účetní záznam v digitální podobě (zákon hovoří o technické formě) musí být pro fyzickou osobu čitelný. To neplatí pro smíšenou formu účetního záznamu. To je záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy pro fyzickou osobu čitelný. Takovým záznamem může být záznam v listinné podobě obsahující např. čárkový kód, který je v prvotní formě pro člověka nečitelný. Zákon výslovně stanoví, že na všechny formy účetního záznamu se pohlíží stejně.
Podkladem pro zápisy účetních případů v účetních knihách jsou účetní doklady. Účetní doklad je možné označit za jeden ze základních účetních záznamů. Účetní doklad zaznamenává informace, které se zachycují v účetnictví. Prostřednictvím účetních dokladů vstupují účetní zápisy do účetních knih. V účetních dokladech se zachycují hospodářské operace, které
zaznamenávají pohyb a změnu stavu jednotlivých složek majetku, závazků, nákladů a výnosů, a účetní operace – nezachycují pohyb hospodářských prostředků například účtování rozdělení výsledku hospodaření, opravy účetních záznamů apod.
Účetní jednotka je povinna vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možné spolehlivě a jednoznačně určit obsah účetního případu.
Účetní doklady můžeme rozdělit na vnější účetní doklady a vnitřní účetní doklady. Vnější účetní doklady vznikají mezi účetní jednotkou a jejím okolím. Jedná se o účetní doklady, které účetní jednotka vystavuje pro zákazníky a z účetní jednotky odcházejí, nebo o účetní doklady, které účetní jednotka přijímá od cizích subjektů jedná se o přijatou faktura, vydanou fakturu, příjmový pokladní doklad, výdajový podkladní doklad, výpis z bankovního účtu apod.
Vnitřní účetní doklady vznikají v účetní jednotce a jsou určeny pro zachycení účetních případů uvnitř účetní jednotky a nejčastěji se jedná o příjemku, výdejka nebo převodka zásob.
Pokud chybí účetní doklad, nelze účetní případ zaúčtovat. Každý účetní doklad musí obsahovat předepsané náležitosti, neboť jak praví zákon: “účetní jednotky jsou povinny zachycovat skutečnosti, které jsou předmětem účetnictví, účetními doklady.”
Účetními doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat
- označení účetního dokladu,
- Obsah účetního případu a jeho účastníky
- peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádřen množství,
- okamžik vyhotovení účetního dokladu,
- okamžik uskutečněného účetního případu, není-li shodné s datem podle písmene d),
- podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Skutečnosti podle písmen a) až f), které se týkají jednoho účetního dokladu, mohou být obsaženy na více účetních záznamech. Podpisový záznam pole písmene f) může být společný pro více účetních dokladů. Daňový doklad se stává účetním dokladem, pokud je doplněn o povinné náležitosti účetního dokladu, zpravidla se jedná o doplnění podpisových záznamů za věcnou a formální správnost.
S účetním dokladem se podnikatel setkává každodenně. Často si ani neuvědomuje, že by měl zkontrolovat, zda přijímá a vydává doklady, které mají všechny předepsané náležitosti. V současné době nejsou nikde definovaný doklady, jako je faktura, příjmový nebo výdajový podkladní doklad, bankovní výpis. Pokud splňují předepsané náležitosti, potom se stávají účetním dokladem. Pro každý druh dokladu je třeba stanovit samostatnou číselnou řadu a zabezpečit průběžné číslování dokladů bez mezer a duplicit. Označení dokladu (zpravidla číselné) vytváří předpoklad průkaznosti a úplnosti účetnictví. Označení účetních dokladů je zapotřebí vyhlásit vnitřním předpisem a podle tohoto předpisu se řídit. Zpravidla číselné řády jsou dané účetním softwarem.
Pro každý druh dokladu můžou být stanoveny následující samostatné číselné řady:
Pro Přijaté faktury použijeme předčíslí “1” nebo se použije zkratka „FV“, druhé číslo představuje samostatnou číselnou řadu pro typy přijatých faktur, například ”11” = materiálové faktury, “12” =režie atd. Další dvě čísla znamenají poslední dvojčíslí letopočtu a dále již následují pořadová čísla fakturu. Například přidělené číslo první přijaté materiálové faktury v roce 2021 za materiál je 11210001 nebo FVE1210001. Vystavené faktury ve stejné logice budou mít předčíslí “2” nebo budou označeny zkratkou „VF“, bankovní výpisy mají předčíslí “3” či „BU“ a podobně.
Většina podnikatelů využívá razítko a tímto razítkem označí účetní doklad. Výslovně o razítku zákon nehovoří. Nicméně je dobré ho mít po ruce, protože oražením dokumentu razítkem označujete jednoho z účastníků účetního případu, neboť je důležité označit účastníky případu.
Z dokladu musí být zřejmé o jakou transakci se jedná. Musí být popsán obsah účetního případu. Podnikatel musí jednoznačně identifikovat předmět transakce. Doklad z tržnic není příliš vhodný, neboť nesplňuje zpravidla tuto povinnost. Je zapotřebí aby na doklady byla uvedena peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření v množství.
Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjistí skutečností, které se jimi zachycuj, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu. Tento okamžik může být shodný s vyhotovením účetního dokladu, například při příjmu nebo výdeji peněz v hotovosti, nebo může být rozdílný.
Okamžikem uskutečněného účetního případu je den:
- Ve kterém dojde ke splnění dodávky,
- Splnění peněžitého dluhu,
- Inkasu pohledávky,
- Postoupení pohledávky,
- Vkladu pohledávky,
- Poskytnut či přijetí zálohy a závdavku,
- Převzetí dluhu,
- Zjištění manka, schodku, přebytku či škody,
- Pohyby majetku uvnitř účetní jednotky,
- a k dalším skutečnostem vyplývajícím ze zákona, vyhlášky Českých účetních standardů pro podnikatele…
Na účetním dokladu je zapotřebí uvést taktéž odpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ znamená potvrzení věcné správnosti účetního případu. Při přebírání zboží podnikatel potvrdí svým podpisem, že zásoby došly v požadovaném množství, kvalitě i ceně. Podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zúčtování znamená potvrzení formální správnosti. Zpravidla platilo, že účetní potvrdí svým podpisem, že doklad má předepsané náležitosti a byl zaznamenán do účetních knih. V účetních softwarech je tato náležitost ošetřena tak, že lze dohledat digitální podpis – kdo, kdy daný účetní případ zaúčtoval. Podpisový záznam může být společný pro více účetních dokladů. K dokladům za určité časové období zpravidla za den, týden, měsíc je možné doložit jejich sestavu zaúčtování, která bude obsahovat oba podpisy.
Zákon o účetnictví ukládá povinnost vydat vnitřní předpis k podpisovému záznamu:
“účetní jednak stanoví vnitřním předpisem oprávnění, povinnosti a odpovědnost osob v této účetní jednotce, vztahující se k připojování podpisového záznamu nebo identifikačního záznamu, a to takovým způsobem, aby bylo možno určit nezávisle na sobě odpovědnost jednotlivých osob za obsah účetního záznamu, ke kterému byly uvedeny záznamy připojeny”.
Tento vnitřní předpis by měl být v souladu s oběhem účetních dokladů o kterém jsme si už říkali v kapitole k interním předpisům. Většina malých firem tento předpis nemá, ani v případě, kdy účetnictví vede externí účetní. Což je chyba, neboť tento dokument se hodí nejen při daňových kontrolách. Dobří účetní mají předpřipravený oběh účetních dokladů či obdobný dokument a jen ho pozmění pro potřeby vaší společnosti.
Ve světě podnikání nic není černobílé a velmi často se stává, že dokument vystavujeme chybně, stornujeme ho či ho jinak upravujeme. Při opravách účetního dokladu dbejte zvýšené opatrnosti, neboť opravy nebo doplnění nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví. Zjistí-li, že některé doklady jejího účetnictví jsou neúplné, neprůkazné, nesprávné nebo nesrozumitelné, jste povinni provést bez zbytečného odkladu jejich opravu. Mám dobrou zprávu, dobrý účetní klienta na chybu upozorní, neboť při účtování účetního případu by měl chybu zachytit.
Opravy musíte provést tak, aby bylo možné určit osobu odpovědnou za povedení každé opravy, okamžik jejího provedení a zjistit jak obsah opravovaného účetních dokladu před opravou, tak jeho obsah po opravě. Stačí chybný údaj jednou přeškrtnout, napsat datum opravy a připojit podpis. Pokud byste chybný údaj přeškrtaly, že by se stal nečitelný, tak se pohlíží na doklad, jako by nebyl veden.
