Mnoho podnikatelů zapomíná zajistit archivaci účetních dokladů. Archivace se řídí dvěma zákony, a to zákonem o účetnictví a zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě. V případě, že byste porušovali povinnosti vyplývají ze zákona o archivnictví, tak vám hrozí pokuta až 400 000 Kč. Za porušení ustanovení zákona o účetnictví, která se vztahuje k archivaci účetních dokladů, může být účetní jednotce vyměřena pokuta až do výše 6 % z hodnoty úhrnný rozvahy. Pokud máte hodnotu aktiv 10 milionů Kč, vystavujete se hrozbě pokuty ve výši 60 000 Kč.
Základní termín úschovy účetních dokladů je po dobu pěti let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Existuje však celá řada výjimek, kdy účetní, ale i jiné předpisy požadují delší úschovu. Například v případě, že se jedná o daňové doklady, je třeba respektovat zákon o DPH, kde je stanovena povinnost pro plátce DPH uchovávat všechny daňové doklady po dobu deseti let od konce kalendářního roku, ve kterém vznikla daňová povinnost.
Zákon o účetnictví stanoví účetním jednotkám povinnost zajistit ochranu účetních dokladů a jejich obsahu před jejich zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou, ztrátou nebo odcizením.
