Každý podnikatel musí, a především ve vlastním zájmu by měl provést inventarizaci. Inventura znamená, že účetní jednotka zjišťuje, zda skutečný stav veškerého majetku a závazků odpovídá tomu, co eviduje v účetnictví či v daňové evidenci. Ve své podstatě zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků. Kontroluje se opravdu všechno od dlouhodobého majetku (auto, nemovitosti, nábytek, výpočetních techniku) přes zboží, materiál, pokladnu, pohledávky přes závazky. V ideálním případě máte všechno v pořádku. Je praxí, že většina firem provádí pouze formální inventuru. Potvrdí, že inventuru provedli a vše sedí. Tento způsob není správný. Jednak odporuje zákonu, ale především může vážně poškodit vlastníky. Co když máte v účetnictví nezaplacenou fakturu za zboží a hrozí vám smluvní pokuta. Kdybyste provedli inventuru tuhle informaci byste zjistili a okamžitě uhradili svůj dluh. Může se stát, že jste svěřili majetek osobě, která o něj příliš nepečuje a dokonce zcizuje. Bez inventury se o tomto problémů nemusíte včas dozvědět.
Zákon o účetnictví rozlišuje periodickou inventarizaci, která provádí se k okamžiku, ke kterému se sestavuje účetní závěrka, a průběžnou inventarizaci (provádí se v průběhu účetního období). Průběžnou inventarizaci mohou provádět účetní jednotky pouze u majetku vyjmenovaného, tj. u určitých druhů zásob a dlouhodobého majetku, který je v soustavném pohybu; termín určí sama účetní jednotka za podmínky, že každý druh majetku musí být inventarizován alespoň jednou za účetní období.
Součástí inventarizace je zjištění skutečného stavu majetku a závazků, tj. provedení inventur v souladu se zákonem o účetnictví. Skutečné stavy se zjišťují:
- Fyzickou inventurou u majetku, u kterého lze vizuálně zjistit jeho fyzickou existencí, nebo
- Dokladovou inventurou u závazků a majetku, u kterého nelze vizuálně zjistit jeho fyzickou existenci.
Při fyzické inventuře je možno zjišťovat skutečný stav majetku počítáním, měřením, vážením a dalšími obdobnými způsoby, případně využít účetní záznamy, které prokazují jeho fyzickou existenci.
Při dokladové inventuře se zjišťuje skutečný stav zpravidla na základě konfirmačních dopisů s externími partnery, dále například na základě uzavřených smluv, výpisů z účtů peněžních prostředků, daňových přiznání apod.
Výsledkem inventury jsou inventurní soupisy, které minimálně obsahují:
- Skutečnosti, které umožní jednoznačně určit majetek a závazky,
- Podpisový záznam osoby odpovědné za jednoznačné určení majetku a závazků a podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventur,
- Způsob zjišťování skutečných stavů,
- Ocenění majetku a závazků při periodické inventarizaci k rozvahovému dni nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,
- Ocenění majetku a závazků při průběžné inventarizaci ke dni ukončení inventury nebo i k rozhodnému dni, pokud jej účetní jednotka stanovila,
- Okamžik, ke kterému se stavuje účetní závěrka,
- Rozhodný den, pokud jej účetní jednotka stanovila,
- Okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury.
Inventurou fyzickou i dokladovou při periodické inventarizaci je možné zahájit nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem a ukončit nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni. Pokud máte účetní období s kalendářním rokem, tak můžete nejdřív zahájit inventuru k 1.9. a nejpozději dokončit k 28. 2.
Inventarizační rozdíly se vyúčtují do období, za které se inventarizace provádí. Vymezení inventarizace zákonem o účetnictví je poměrně stručné. Z toho vyplývá, že je potřeba zpracovat vnitřního předpisu o inventarizaci, který bude obsahovat termín inventarizace, termíny fyzických a dokladových inventur a osoby, které jsou odpovědné za provedení inventur. Pokud podnikatel vlastní větší majetek doporučuji stanovit postup provádění inventur, stanovení norem přirozených úbytků zásob. Výsledek inventarizace může být i zjištění, že je nedostatečné zabezpečení skladu, je nutné provést opravy strojů a podobně.
Inventarizační rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, pokud
- Skutečný stav je nižní než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako manko, popřípadě jako schodek u peněžní hotovosti a cenin, nebo
- Skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví a rozdíl se označuje jako přebytek.
Manko nebo schodek se dále posuzuje podle příslušných ustanovení občanského zákoníku, zákona o obchodních korporací a zákoníku práce, kdy po zaměstnanci můžete požadovat čtyř a půl násobek jeho platu.
Manka se účtují výsledkově, zatímco přebytky se účtují rozvahově. Rozvahové účtování o přebytcích zároveň předjímá skutečnost, že přebytek nebude již účetní jednotkou odpisován.
